Vroeger…
Het is alweer enige tijd geleden (ahum) dat ik met werken begon, en wel bij een advocatenkantoor. Net van school dacht ik dat ik best wat in m’n mars had, maar die theoretische kennis betekende niet veel in de praktijk. Ik had al een typdiploma, en in drie avonden per week volgde ik een directiesecretaresse opleiding.
Eén van de Secretaresses, Gerda, leerde me de praktische kneepjes van het mooie secretaressevak. Ik durf het bijna niet te vermelden, maar…. in die tijd werkten we met een elektronische IBM typmachine; die met het ‘bolletje’. Hele rekesten van zo’n 20 pagina’s met carbonpapier (doorslagpapier, teneinde kopieerkosten te verminderen) werden uitgetypt en opnieuw en opnieuw, omdat op het door Advocaat X ingesproken bandje gemeld werd: “Nee, doe toch maar…..”
Na de elektronische typmachines volgden de elektrische typmachines, waarbij één regel in het geheugen bleef en die kon worden aangepast. De telex met ponsbandjes (waarbij woorden als een soort codes in heel veel kleine gaatjes op een geel bandje werd ‘geprint’) werd uiteindelijk vervangen door de fax; een soort klein kopieermachientje via de telefoon waarbij de ontvanger een kopie ontving van hetgeen gestuurd werd.
De rol van Secretaresse was dus heel erg administratief en operationeel. Er was ook een grotere ‘machtsverhouding’ dan tegenwoordig.
Sprong door technologie
Met de komst van moderne (ICT)technologieën werd de Secretaresse meer een Personal Assistant / Executive Assistant , en als zodanig meer een sparring partner. Natuurlijk wordt er nog veel geregeld, georganiseerd en geadministreerd, maar op een heel andere wijze.
De CEO of Executive bespreekt vaak graag even een aantal zaken met zijn of haar Personal Assistant vanwege de praktische kijk op verschillende zaken. Als zodanig is de PA ook vaak een strategische partner. Bovendien verneemt een Personal Assistant allerlei zaken ‘in de wandelgangen’ die niet rechtstreeks de Executive bereiken. Ondanks een ‘open door policy’ durven veel werknemers niet zomaar bij de Directeur naar binnen te stappen. Die signaalfunctie is daarom ook een hele belangrijke. Een PA weet wat er op de werkvloer speelt, en vaak ook bij veel werknemers thuis. Bij het koffieapparaat worden vaak hele andere verhalen verteld dan alleen wat het werk betreft. Om zoveel mogelijk op privézaken van werknemers in te spelen, is die signaalfunctie via de PA uitermate belangrijk.
Sterker, omdat een PA een netwerker is -wat meestal zelf niet eens beseft wordt- verneemt de PA vaak ook zaken via extern, wat ook weer meegenomen kan worden in de strategie!
Daarbij hoor ik ook vaak verhalen van aan PA Online verbonden PA’s dat zij hun CEO adviseren over strategieën, zowel intern als extern, waarbij die adviezen ook worden opgevolgd door hun CEO’s. Een hele mooie wisselwerking in de samenwerking .
In de evolutie van de rol van de Personal Assistantis het duidelijk:
PA’s van tegenwoordig zijn strategische sparring partners!
Mocht je ook eens willen sparren, graag! Vind ik leuk. Neem dan gewoon contact met me op.
Franziska
@PA Online
/even-voorstellen-beschikbare-pas /blog/why-executive-support-for-ceos-is-a-strategic-tool-for-leading
