executive assistant | PA Online, Personal Assistants executive search

Administrative Assistant, English/French

12/02/2024 20/02/2024 door admin Reactie gesloten

Are you THE Administrative Assistant, interested in a wonderful job assisting the Executive Assistant of a well-known beauty company at Amsterdam region? And in learning all there is to know of how to become a C-level Executive Assistant? If so, read the requirments below and take action! Duties & responsibilities Offering support to the Executive Assistant Agenda, e-mail and correspondence management Assisting in arranging meetings, locations, hotels, transfers, drivers, lunches and dinners etc. Administering loads of expense reports (Concur) White glove service towards the CEO, Executives and the EA Of course you will handle anything and everything that the Executive Assistant requests you to do. Thus.... you make her life easier Who are you? An Administrative Assistant, eager to learn how to become the best C-level EA Who masters the English language and preferably the French language as well Who masters MS Office and preferably other systems as well Who is interested in very fast paced international working environment Who is a networker, integer, hospitable, helpful and a great colleague to work...

Lees meer

Executive Assistant/Butler on behalf of CEO Office, English/French (interviews ongoing)

12/02/2024 29/03/2024 door admin Reactie gesloten

Behind every great CEO is a great EA On behalf of the CEO Office of a well-known beauty company at Amsterdam region we are looking for a full-time working English and preferably also French speaking white glove EA (Butler)! The CEO of a very interesting beauty company in the Amsterdam region is in need of another EA, that is, working closely together with and reporting with the EA who travels with her. Thus, the CEO has ample work for 2 EA's! Actually, work enough for 3....! Duties & responsibilities Complex agenda management E-mail and correspondence management Organizing and arranging meetings and locations Organizing complex travel itineraries such as hotels, transfers, drivers, lunches and dinners etc. Administering loads of expense reports Networking White glove service towards the CEO and the other Executives Of course you will handle anything and everything that comes by your desk. You work very closely with and you report to the EA who travels with the CEO. The both of you play a major connecting part...

Lees meer

EA / Office Manager with experience in the financial services industry (filled internally)

05/12/2023 26/01/2024 door admin Reactie gesloten

Investment advisor Signet Ingrediens requested us to find their bilingual (or multilingual) business support in relation to a combined role of Executive Assistant / Office Manager with experience in the financial services industry. Location Rotterdam The role – Executive Assistant The Executive Assistant will be responsible for the office management and facilities, office wellbeing, administration, event management, branding and marking (incl. maintaining firm’s page in Social Media).In addition, the Executive Assistant will…. Primary responsibilities Support In short: you will work directly with a small team of investment professionals to support all aspects of the daily work routine. As you will understand, your main task is maintaining the Managing Director (MD”s) calendar, including scheduling meetings, appointments, speaking engagements, and travel (may include domestic and international) arrangements. Needless to say you exercise discretion in committing time and evaluating needs. In detail: Serve as a liaison between the MD, Management Company staff and the public. This includes receiving and screening the MD’s phone calls and visitors, answering a variety of questions...

Lees meer

Directie Assistent (ingevuld)

08/08/2023 20/10/2023 door admin Reactie gesloten

Voor VNG in Den Haag zoeken wij met spoed een Directie Assistent met aantoonbare werkervaring op hoog niveau in het publieke domein. Rol: Directie Assistent Locatie: Den Haag Uren per week: 17-24 uur Start: z.s.m. Einddatum: eind september 2023, met optie tot verlenging Je ondersteunt het Directie team met o.a.: Complex agendabeheer Beheer mailbox(en) en prioriteiten mail en acties Regelen en organiseren vergaderingen, locaties, reizen en catering Verzamelen stukken en voorbereiden vergaderingen Notuleren met vermelding acties en besluiten Correcte verspreiding stukken en rappelleren aan gemaakte afspraken Wat verder ter tafel komt Eisen: Opleiding Directiesecretaresse Min. 7 jaar ervaring als Directiesecretaresse / Directie Assistent in het publieke domein Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift Uitstekende beheersing van MS Office Werkervaring met IBABS Verder ben je z.s.m. voor minimaal 17 uur per week beschikbaar. Bij voorkeur woon je in Den Haag of omgeving. Over VNG Realisatie: De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) werkt aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door het actief participeren in de...

Lees meer

Executive Assistant, Amsterdam (ingevuld)

01/05/2023 09/06/2023 door admin Reactie gesloten

Voor een internationale startup in het centrum van Amsterdam zoeken wij een Executive Assistant voor de CEO, parttime. Binnen het bedrijf werken veel jonge ondernemende mensen met een grote interesse in IT en wat IT ons allemaal gebracht heeft en nog kan brengen. De oprichter en CEO heeft een Executive Assistant nodig die hem ondersteunt in zijn dagelijkse bezigheden. Die zelf zaken oppakt, anticipeert, signaleert, analyseert, reageert, organiseert en.... binnen het team past. Wat voor werkzaamheden kun je verwachten? Basiswerkzaamheden als: Complex agendabeheer, regelen en organiseren meetings Regelen van hotels & transfers, visa, evenementen, beurzen en conferences Bijwonen aantal vergaderingen, actie- en besluitenlijsten maken E-mail management; prioriteren, filteren, oplossen, op de hoogte houden CEO Aanspreekpunt namens de CEO, zowel intern als extern Verder behandel je alle correspondentie, ben je de spil tussen alle stakeholders communicatief en oplossingsgericht, monitor je de prioriteiten en zorg je dat afgesproken acties en besluiten tijdig worden behandeld, stel je in samenspraak met de CEO (draft) correspondentie etc. op en behandel je financiële zaken...

Lees meer

Executive Assistant, België (ingevuld)

11/05/2022 07/06/2022 door admin Reactie gesloten

In samenwerking met een collega zoeken wij een ervaren Executive Assistant met interesse in HR voor een organisatie in België. Voor jou. Salaris tussen € 4.000,- en € 6.000,- (aangevuld met maaltijdcheques van € 8,-)Bedrijfswagen en tankpasZelfstandige functie met veel ruimte voor eigen inbreng20 vakantiedagen en 12 adv-dagenFlexibele uren (starten tussen 8.00 en 9.00 uur) Van jou. Minimaal een afgeronde bachelor opleidingVloeiende beheersing van de Nederlandse en Engelse taalRuime ervaring als executive assistant, bij voorkeur in een internationale omgevingKennis HR-zakenOrganiseren en plannen zijn jouw grootste talenten Jouw koers Met jouw ruime ervaring als executive assistant heb je de keuze uit veel vacatures. Waarom je nu juist kiest voor deze vacature bij i4F in Turnhout? Omdat je de kans krijgt om te werken in een sterk groeiende internationale organisatie waar jouw eigen inbreng wordt gewaardeerd. Natuurlijk staat daar iets tegenover. Jij ontvangt een goed salaris van € 4.000,- tot € 6.000,- én 20 vakantiedagen en 12 adv-dagen per jaar. Zijn flexibele werkuren iets voor jou? Fantastisch! We...

Lees meer

Executive Assistant (on hold)

26/04/2022 12/05/2022 door admin Reactie gesloten

Voor jou € 3.800,00-4.500 ,00 bruto per maand;32-40 uur per week;Vaste baan;Hybride werken;Remote en op verschillende locaties in NL. Van jou Brede werkervaring als PA of EA;HBO werk- en denkniveau;Uitstekende beheersing NL en E;Flexibel, proactief, initiatief nemend, actiegericht;Zelfstandig en teamspeler. Jouw koers Voor de Directeur Consultancy North West Europe van een technische consultancy en haar MT zoeken wij een ervaren Executive Assistant. Deze interessante ondersteunende rol is een zeer zelfstandige, waarbij je je eigen baan min of meer zelf kunt creëren. Het is weliswaar een bestaande rol, maar de mogelijkheid bestaat echt om je ondersteunende rol zelf verder in te vullen. De betreffende Directeur werkt dagelijks vanuit de verschillende vestigingen, d.w.z. de ene dag in Groningen, dan in Hengelo, Den Haag en/of Eindhoven. Je kunt je werk hybride doen. Wanneer de besprekingen in de verschillende vestigingen plaats hebben, ben je erbij aanwezig om je vragen tijdens de vergadering te kunnen stellen, wanneer nodig, en de actie- en besluitenlijsten te maken. Wanneer je de (technische) materie en het...

Lees meer

Executive Assistant – Entertainment industry Amsterdam (ingevuld)

15/09/2021 17/11/2021 door PA Online Reactie gesloten

The Executive Assistant will report to the Managing Director, providing extensive executive administrative support. They will support the portfolio management team and the Productions team with key projects and day-to-day administrative support. Our client is seeking a driven, detail oriented, experienced professional who wants to be part of a high-performing team! The position will require high levels of collaboration and communication. Responsibilities: Manage complex calendars and prepare detailed agenda for high-level meetingsArrange all domestic and international travel accommodations, including potential itinerary or schedule changes on short notice.Conduct a timely flow of information, obtain signatures and authorizations, and manage correspondence flowGuide the Executive & team to effectively manage their own schedules in the office daily, so they arrive to essential meetings on-time.Compile and process expense reports in a timely manner, as well as create, track, and update organization/team related projects and documents on a monthly basisProfessionally represent the Executive and team through initial contact meetings or telephone conversations; act as an administrative liaison.Provide logistical...

Lees meer

Secretaressebloed

18/08/2020 19/08/2020 door PA Online Reactie gesloten

Secretaressebloed Je hebt het, of je hebt het nietMaking your CEO, CFO, COO, CRO, CIO shineDe PA’s, Executive Assistants en Management Assistants van tegenwoordig willen absoluut geen ‘Secretaresse’ meer genoemd worden. Dat begrijp ik wel. Maar of je het nou leuk vindt of niet, een échte PA, Executive of Management Assistant, die ondersteuner die ú in uw bedrijf wilt hebben, heeft SECRETARESSEBLOED!Je hebt het, of je hebt het niet. Heel simpel.En ja, ik heb het. Mijn collega Marieke heeft het en onze PA’s hebben het, SECRETARESSEBLOED! Daar selecteren wij op.Iemand wordt blij van werken binnen hetgeen hij of zij het liefst doet.In het geval van een PA, Executive of Management Assistant is dat ontzorgen en zorgen dat ‘his/her boss will shine’.Oftewel, ondersteunen, organiseren, faciliteren, signaleren, anticiperen, analyseren, reageren....

Lees meer

Our MO of recruitment

12/08/2020 28/09/2020 door PA Online Reactie gesloten

Our MO of recruitment The processIn PA Online you have a business partnerAs we are many times requested how our MO of recruitment works, please, find our explanation below:Upon request for information in relation to a Personal Assistant, Executive Assistant or Office Manager, we start the procedure immediately. How? We initially check our database on suitable experienced multilingual Personal Assistants, Executive Assistants or Office Managers, in comparison with the job description or the wording given by the client. If in our view the right person is not in our database, we start searching.We usually find suitable candidates within short. Needless to say we interview them extensively within one and a half to two hours. During these interviews we make sure we learn (much) more on the experience, the rol and the person as well as mastering several languages. Afterwards you will receive two or three cv’s in PA Online format. We issue the resumes in PA Online format so that you...

Lees meer