Business support in het kort
Hoewel de functie benamingen van secretarieel werk vaak door elkaar gebruikt worden, zijn er wel degelijk verschillen. Hieronder geven wij vgraag een beknopt overzicht van verschillen en overeenkomsten.
De verschillen
Laten we beginnen met de verschillen:
- De online PA (Virtual Assistant) , is uw Personal Assistant die online uw business operationeel regelt en faciliteert. Alle zaken die u georganiseerd wenst te krijgen, regelt uw online PA. U houdt contact met uw online PA via telefoon, online, e-mail, WhatsApp etc..
- De Personal Assistant (PA) , de veelal meertalige Directiesecretaresse die u ondersteunt in uw (internationale) business en uw privézaken regelt. De PA werkt 1:1 voor haar/zijn Directeur. Vaak reist de PA mee met zijn/haar Directeur ook op locatie tijdens meetings in binnen- en buitenland. Deze secretariële baan op het allerhoogste niveau is pas na vele jaren werkervaring mogelijk.
- De Office Manager , alleskunner en allrounder binnen het secretariële en facilitaire vak. De taken bestaan veelal uit ondersteuning van alle afdelingen binnen zowel nationale als internationale bedrijven, profit of non-profit, zoals facility management, inkoop van kantoorartikelen tot meubilair, geeft sturing aan receptie en telefonistes, kantine, postkamer etc., onderhandelt contracten met leveranciers m.b.t. o.a. diezelfde kantoorartikelen, verhuizing, nieuwe gebouwen, beheer van het wagenpark, en ondersteunt dan wel regelt personeel en de personeelsafdeling (Human Resources, HR).
- De PA / Office Manager , uw meestal meertalige hoog niveau ondersteuner die ook nog eens het hele kantoor runt. De PA / Office Manager is (dus) de combinatie van beide bovenstaande. Deze combinatie komt overigens niet zo vaak voor. De meeste ondersteuners kiezen óf voor 1:1 werken óf de veelzijdigheid van het office management. De persoon die sterk is in beide, kan het naar zich toe trekken van allerlei zaken en taken niet laten…
- De Executive Assistant , uw internationaal georiënteerde ondersteuner, graag werkend voor expats. De Executive Assistant werkt, net als de PA, op directieniveau, soms 1:1, soms voor een aantal Directieleden.
- De Bestuurssecretaresse , uw ondersteuner binnen regionale en landelijke overheden. De Bestuurssecretaresse laveert binnen de verschillende bestuurlijke domeinen en draagt als zodanig haar/ zijn steentje bij aan het min of meer landelijke en/of regionale politieke landschap. Ook bij maatschappelijke organisaties wordt de functie benaming Bestuurssecretaresse wel gebruikt.
- De Directiesecretaresse , uw steun en toeverlaat binnen uw Directie. De Directiesecretaresse, het woord zegt het al, is de Secretaresse van de Directie. Dit kan een 1:1 functie betekenen. Echter, het directiesecretariaat kan ook door één goede Directiesecretaresse verzorgd en beheerd worden ten behoeve van een aantal Directeuren.
- De Secretaresse , uw rechterhand die als geen ander uw zakelijke geheimen bewaart. Het woord zegt het al, ‘secret’. De persoon die geheimen kan bewaren. Onze Secretaresses werken alleen (nog maar) op hoog niveau. Dit vanwege hun hele lange en brede werkervaring binnen het secretariële vak. De algehele benaming ‘Secretaresse’ komt voor bij profit en non-profit.
- De Management Assistent neemt actief deel aan het management en de organisatie. Het organiseren, coördineren, voorbereiden en ondersteunen van beleidsprocessen staan centraal in de functie van Management Assistent. Als zodanig heeft hij/zij een goed inzicht in organisatiestructuren en processen.
- De Project Management Officer (PMO) , uw administratieve spil in projecten. De PMO is uw ‘lijm’ tussen projectleiders, de medewerkers en de administratie binnen het project. De PMO zorgt voor structuur, notuleert en bewaakt deadlines, zorgt voor follow-up door de betreffende projectleider(s) en medewerkers. Projectmatig werken is natuurlijk ‘key’. Veel PMO’ers beheersen veelal systemen en methodieken als Prince2, MS Projects, agile, scrum etc..
Overeenkomsten
In de verschillende functies zijn dit de meest voorkomende overeenkomsten:
- Complex agendabeheer
- Afspraken maken en het regelen / boeken van meetings, meeting locaties, hotels, vluchten, diners, lunches
- Contact met interne en externe partijen (klanten, management, collega’s) via telefoon en e-mail en inmiddels in mindere mate ‘gewone’ post
- Mailbox beheer
- Notuleren en/of actielijsten opmaken en bijhouden
- Organiseren van evenementen
