PA Online, Author at PA Online, Personal Assistants executive search

Behind every great CEO is a great PA !

17/04/2024 19/04/2024 door PA Online Reactie gesloten

Laat dat nou net zijn waar PA Online goed in is; recruitment van zeer ervaren veelal meertalige Personal Assistants. Als voormalig international Personal Assistant ken ik het PA-vak ‘inside & out’. Ik herken daarom ook de kwaliteit in mijn PAppenheimers. De PA met secretaressebloed zorgt dat haar CEO ‘shinet’. Zij, of hij, staat als het ware achter de coulissen, om te zorgen dat alles op rolletjes loopt. Hoeveel zaken het ook tegelijk zijn die geregeld of gemonitord moeten worden, de PA doet het gewoon! Nou ja, gewoon?! Dat is tweeledig. De PA vindt het inderdaad gewoon. Vraag aan het eind van vandaag maar eens wat hij of zij allemaal gedaan heeft. Wedden dat er een antwoord komt van: “Nou ja, afspraken gemaakt en gewijzigd, mail bijgehouden, reizen geboekt en telefoontjes gepleegd.” Zou je die persoon vandaag gevolgd hebben met een camera, komt er een heel ander beeld naar voren! Ja, die afspraken, de mail, de reizen en die telefoontjes dat klopt allemaal wel. Maar er...

Lees meer

Project Assistant / Account Management, Hoofddorp, fulltime (ingevuld)

19/03/2022 11/07/2022 door PA Online Reactie gesloten

Vacature: Wegens uitbreiding van het project management team van de internationale fiscale afdeling van een accountantskantoor, zoeken wij administratieve support: Project Assistant / Account Management, Hoofddorp, fulltime Hoofddorp 40 uurMinimaal 3-5 jaar ervaringPer z.s.m. Ben jij een duizendpoot met projectervaring en een proactieve houding die het leuk vindt om afwisselende werkzaamheden te verrichten binnen een snelgroeiend team? DIT GA JIJ DOEN In deze functie ben je ondersteunend binnen de afdeling International Services Practice op verschillende onderdelen. Je houdt je bezig met intern projectmanagement, agendabeheer, ondersteuning bij sales en accountmanagement op bestaande klanten, managen en najagen van zowel je collega's als de klanten betreffende het tijdig aanleveren van informatie en stukken, en het organiseren en begeleiden van bijeenkomsten. Daarnaast bewaak je de deadlines binnen een snelgroeiende afdeling! DIT BEN JIJ Jij bent proactief en een teamplayer. Jij weet door jouw teamgeest mensen op een positieve manier te enthousiasmeren.Als professional herken je jezelf in het volgende profiel: Relevante werkervaring in het beheren en administreren van werkzaamheden;Uitstekende beheersing van de Nederlandse en...

Lees meer

Personal Assistant CEO, NL / E / D, fulltime, Almere (ingetrokken)

21/01/2022 01/03/2022 door PA Online Geen reacties

Voor de nieuwe zeer druk bezette CEO van een grote internationale organisatie zoeken wij een Personal Assistant CEO, NL / E / D, fulltime, Almere mid career (mooie kans voor PA met bijv. 3 jaar ervaring!) SUPERBAAN: De baan is dus een mooie kans voor een PA die nog op de eerste paar treden staat van haar of zijn carrière als Personal Assistant. Het betreft een dienstverlenende organisatie aan ondernemers met verschillende vestigingen door het hele land. De CEO is een echte ondernemer met visie, financieel inzicht, hoog intelligent, sensitief en soms een beetje plagerig. In zijn huidige rol heeft hij een Personal Assistant nodig die o.a.: Zéér snel schakeltProfessioneel isZowel zakelijk als privé alles tot in de puntjes regelt en organiseertAnticipeertMeetings, presentaties etc. voorbereidtEen netwerker isContact onderhoudt, zowel nationaal als internationaalFlexibel isHoog empathisch vermogen heeftTegen een stootje kanHumor heeftSparring partner isHem ook z’n cappuccino aanreikt Eisen / wensen: Minimaal 5 jaar ervaring als PAHBO werk- en denkniveauOpleiding PA / Directiesecretaresse bij bijvoorbeeld SchoeversGedegen en uitgebreide kennis...

Lees meer

Office Manager vacature, 32-40 uur/week, Amsterdam (on hold)

26/11/2021 21/01/2022 door PA Online Reactie gesloten

Voor een kleine uitgeverij in Amsterdam zoekt PA Online een Office Manager voor 32-40 uur per week. Het betreft een klein, gezellig kantoor waar wordt samengewerkt met andere maatschappelijk verantwoording nemende organisaties in Europa. De Directeur / Eigenaar is veel op reis. Behalve het beheer van zijn agenda, het regelen en organiseren van meetings, locaties, de zakendiners, de reizen en transfers, is het beheer van zijn e-mailbox, het zijn van 'the first point of contact' een groot onderdeel van deze interessante functie. Daarbij ben je tevens de Office Manager. Je zorgt er dus voor dat alles op kantoor op rolletjes loopt, of de Directeur aanwezig is of niet! Werkzaamheden van deze Office Manager vacature zijn o.a.: Complex agendabeheerBeheer e-mailbox(en)TelefoonbeheerRegelen en organiseren van meetings, reizen, locaties, zakendiners en -lunches, transfers etc.Presentaties verzorgenOffice Management in de brede zin van het woord"Vervangen" van de Directeur tijdens zijn reizen. Eisen en wensen: HBO werk- en denkniveauAfgeronde Directiesecretaresse opleidingMinimaal 4 jaar werkervaring als Office ManagerUitstekende beheersing van de Nederlandse taal...

Lees meer

#Achterstanden

31/10/2021 31/10/2021 door PA Online Reactie gesloten

#Efficiency. Of niet. Iedere Personal Assistant (#PA), secretaresse, office manager of welke office support dan ook weet dat je vooruit plant. Anticipeert dus. Daarmee maak je het gemakkelijker voor het management en niet in de laatste plaats voor jezelf. Oftewel, als je afspraken moeten maken voor een manager waarbij een aantal evaluaties nodig is, plan je de verschillende afspraken in één keer opvolgend in de agenda. Als er opvolgende afspraken gepland moeten worden voor verschillende managers met betrekking tot eenzelfde project, plan je ook die in één keer. Met een tussenpose van een paar uur of weken, al naar gelang benodigde tijd voor werkzaamheden of rapportage. Logisch toch? Hoe moeilijk kan het zijn. Voor de afdeling Planning van het UWV in een bepaalde regio bleek dat maanden geleden heel moeilijk te zijn. De situatie: de twee jaar ziekteverlof van een medewerker loopt teneinde. Die vraagt op tijd WIA aan. Het nieuws staat inmiddels bol van achterstanden bij de Belastingdienst en het UWV....

Lees meer

Personal Assistant voor Fashion Designer, fulltime, Amsterdam (ingetrokken)

08/10/2021 17/11/2021 door PA Online Reactie gesloten

Voor een Fashion Designer zoeken wij een Personal Assistant die de Designer altijd een stap voor is. Het is belangrijk dat je werkervaring in de mode hebt en/of met (mode)magazines. Locatie: AmsterdamUren per week: 40Per wanneer: z.s.m.Periode: 1 jaar Personal Assistant voor Fashion Designer De Designer heeft het verschrikkelijk druk en wenst daarom écht ontzorgd te worden. Dit betekent o.a.: Complex agendabeheerTelefoon- en mailbeheerZelfstandige correspondentie verzorgenNetwerkenBoeken van reizen, hotels, transfers etc.Voorbereiden van presentatiesVoorbereidend werk doen m.b.t. het organiseren van modeshows, uitnodigen van gasten en alles wat daarbij komt kijkenSoms met de Designer meereizen en alles op locatie regelenEn zo veel meer! Eisen / wensen: Directiesecretaresse / PA opleiding (bijv. Schoevers)Minimaal 5 jaar werkervaring op hoog niveauErvaring als PA in de modebranche en/of in communicatie m.b.t. de pers, mode en/of dames- en herenbladenUitstekende beheersing van MS OfficeUitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse talenAndere talen zijn een preZo spoedig mogelijk en fulltime beschikbaar.Wonend in Amsterdam of omstrekenBereidheid om te reizen met de Designer Interesse? Ben jij de PA uit...

Lees meer

Tijdelijke vacature: (Project)secretaresse ter ondersteuning van manager Proberen en project(en) – (ingevuld)

01/10/2021 17/11/2021 door PA Online Reactie gesloten

T.b.v. VNG Realisatie in Den Haag zoeken wij een (Project)secretaresse ter ondersteuning van manager Proberen en project(en). Het betreft een tijdelijke opdracht op basis van inhuur (geen ZZP). Specifieke gegevens opdracht: Plaats tewerkstelling Den HaagGewenste startdatum 25 oktober 2021Einddatum 31 december 2021Optie tot verlenging In overleg (telkens voor drie maanden). De maximale duur van dit contract is 36 maanden.Aantal uur per week Maximaal 36 uur per week. Uitvraag Dit betreft een vervangende aanvraag voor een opdracht die drie jaar geleden via eenaanbesteding is ingevuld. Voorgenomen planningUiterste datum voorstellen kandidaten: 12 oktober 2021, 12:00 uurGeplande datum eerste gesprek 20 oktober 2021, 9.00 tot 12.00 uur.Eventueel tweede gesprek 25 oktober 2021, 13.00 tot 14.00 uur. Over VNG Realisatie De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) werkt aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door het actief participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners, daar samenwerking te stimuleren via ‘samen organiseren’ en waar mogelijk standaarden...

Lees meer

Executive Assistant – Entertainment industry Amsterdam (ingevuld)

15/09/2021 17/11/2021 door PA Online Reactie gesloten

The Executive Assistant will report to the Managing Director, providing extensive executive administrative support. They will support the portfolio management team and the Productions team with key projects and day-to-day administrative support. Our client is seeking a driven, detail oriented, experienced professional who wants to be part of a high-performing team! The position will require high levels of collaboration and communication. Responsibilities: Manage complex calendars and prepare detailed agenda for high-level meetingsArrange all domestic and international travel accommodations, including potential itinerary or schedule changes on short notice.Conduct a timely flow of information, obtain signatures and authorizations, and manage correspondence flowGuide the Executive & team to effectively manage their own schedules in the office daily, so they arrive to essential meetings on-time.Compile and process expense reports in a timely manner, as well as create, track, and update organization/team related projects and documents on a monthly basisProfessionally represent the Executive and team through initial contact meetings or telephone conversations; act as an administrative liaison.Provide logistical...

Lees meer

Secretaresse Zorgmanager, 24 uur per week, tijdelijk (on hold)

20/08/2021 20/09/2021 door PA Online Reactie gesloten

Voor een Zorgorganisatie in Zaandam zoeken wij per direct een Secretaresse Zorgmanager, 24 uur per week, tijdelijk. De Zorgmanager heeft een pittige tijdelijke Secretaresse (topper!) nodig, die tevens ‘gatekeeper’ is. Het betreft een zeer drukke locatie, waar het agendabeheer en (helpen) structureren de belangrijkste taken zijn. Natuurlijk regel je ook de andere zaken, zoals: Gatekeeper zijnComplex agendabeheerRegelen van vergaderingenNotulerenStructureren agenda managerEcht ondersteunenTelefoonbeheerVerzorgen correspondentie, zowel per e-mail als postNetwerken en regelen van zaken met andere afdelingen, waaronder HR, IT bijvoorbeeld m.b.t. nieuwe accounts, etc.En alles wat je t.b.v. de Zorgmanager naar je toe kunt trekken en wat verder ter tafel komt. Eisen: SecretaresseopleidingMinimaal 7 jaar werkervaring als Secretaresse, bij voorkeur in de zorgHBO werk- en denkniveauGastvrouw-instelling(Bewezen) gatekeeperBetrouwbaarIntegerAnalytischStressbestendig Wensen: Stevige, pittige SecretaresseSociaalGewend zaken naar zich toe te trekken. Voor deze tijdelijke functie van 2-4 maanden (er wordt nu een Secretaresse geworven) zoeken wij écht een zeer ‘doorgewinterde’ Secretaresse. Wij zullen daarom nogal ‘streng’ selecteren, ondanks de spoed. Maar… ben je DE Secretaresse die wij zoeken? Dan zien wij je uitgebreide CV...

Lees meer

Personal Assistant, fulltime, Amsterdam (ingevuld)

29/07/2021 15/09/2021 door PA Online Reactie gesloten

Voor een één van de hoogste Directeuren van een internationale organisatie in finance zoeken wij een zeer ervaren Personal Assistant, fulltime, Amsterdam. De werkzaamheden worden in eerste instantie op tijdelijke basis uitgevoerd. De intentie is echter een vaste baan! Ben jij de Personal Assistant? Vind je het fijn om je ambitieuze, superhard werkende veeleisende Directeur te laten 'shinen'? Ben je super-dienstverlenend? Dus ook om je Directeur in de watten te leggen? Ben je een super-gastvrouw?Hou je van de 'agenda-puzzel'? Het regelen van de vele calls en meetings?En van het uitstippelen, organiseren en van minuut tot minuut regelen van de interne en externe locaties, reizen, transfers, hotels, diners etc.?Ben je een netwerker?Beheers je de Nederlandse en Engelse talen vloeiend? (Beide zijn voertaal.) Natuurlijk is het bijhouden van correspondentie en vooral mail ook zeer belangrijk. Aan de hand van de mail weet jij als ervaren Personal Assistant wat er speelt en waar jij als 'voorbereider' op moet inspelen. Tevens zorg je voor...

Lees meer